Cirkulationspåsen är ganska iögonfallande och du har med all säkerhet sett den på film. Mer specifikt i lite äldre filmer, som kanske har en 20 år på nacken. Den som däremot har växt upp under internetåldern kommer förmodligen att ställa sig frågan: vad är en cirkulationspåse?

Användningsområden för cirkulationspåsen

Cirkulationspåsen används främst för intern distribution av post inom företag och även på många universitet. I jämförelse med andra kuvert så har cirkulationspåsen framställts med en annorlunda design som gör så att den sticker ut från andra kuvert och brev i en posthög. Cirkulationspåsen är tillverkad av gult eller brunt kraftigt papper, och A4-format är den vanligaste storleken. Fokus ligger på effektivitet och förståelse. Påsen kan innehålla allt från viktiga dokument som ska signeras av en medarbetare till mötesanteckningar. Ett speciellt internt system har även blivit uppsatt för hur man fyller i de olika kolumner och rader som är synliga på påsen.

Beroende på hur stort ditt kontor är och hur mycket intern korrespondens ni har så används antingen en påse där båda sidor är tryckta, eller bara en sida är tryckt. Trycket består i princip av kolumner som i sin tur blivit uppdelade i individuella rader. Det här ger en bra överblick över bland annat datum, vem som är avsändaren och mottagaren. Det enda du behöver göra som mottagare är att titta på den sista raden för att ta del av den senaste informationen, och veta hur du ska skriva din nästa notering på påsen.

När en påse skickas fram och tillbaks en hel del är det mer praktiskt att använda sig av en cirkulationspåse som är lätt att öppna. Förslutningen ska inte vara permanent som med ett vanligt kuvert som man skickar med posten, för cirkulationspåsen kommer att öppnas och stängas flera gånger om. Gäller det känsliga eller konfidentiella dokument så är det bäst att använda sig av kuvert med självhäftande förslutning, speciellt när påsen bara kommer att användas en gång. Det är även bra om avsändaren signerar sitt namn på förslutningen för att indikera att ingen obehörig har öppnat kuvertet.

Cirkulationspåse i olika färgerCirkulationspåsen idag

Nu när e-post och andra kommunikationsverktyg från internet används för att skicka olika dokument mellan medarbetare, har cirkulationspåsen blivit en ovanlig syn på svenska arbetsplatser. På några få sekunder kan du skicka iväg ett dokument i Word- eller PDF-format till en medarbetare, i stället för att använda dig av en cirkulationspåse som levereras senare under dagen. Något annat som man ska ta hänsyn till är att det oftast finns specifika tider för upphämtning och utdelning av post. Då behövs det viss framförhållning om ett kuvert ska infinna sig hos en medarbetare innan en viss deadline passerat.

Många universitet och högskolor använder sig fortfarande av ett system med cirkulationspåsar. Det kanske inte sker till lika stor omfattning som för 20 år sedan, men det används fortfarande.